Salesforceへの入力・検索を効率化する方法 5選

「営業担当がSalesforceに商談情報を入力してくれない」「営業マネージャーがSalesforceの商談情報を見てくれない」といった悩みはありませんか。

「Salesforceを有効活用できていない」とご相談いただく企業では、ほぼ例外なく上記のような声が挙がります。せっかく費用をかけてSalesforceを導入したのですから、有効活用したいですよね。

こうした課題を解決するためにSalesforceはAgentforceを発表しています。しかし本記事ではAgentforceに頼らず、既存機能や簡単な仕組みでSalesforceの入力・検索・分析を効率化する方法をご紹介します。

【入力効率化編】
①Excelライクな入力の実現
Salesforceは「営業先-(1:N)-商談-(1:N)-売上」という構成が基本となり、1営業先・1商談・1売上毎に入力するGUIになっています。
この1件1件入力していくGUIを手間に感じてSalesforceに入力しない営業担当者は一定数います。
そういった方のためにAppExchangeではExcelのような一覧インタフェースでSalesforceの画面入力を可能にするツールが販売されています。

RaySheet

https://raykit.mescius.jp/products/raysheet.html

Mashmatrix Sheet

https://www.mashmatrix.co.jp/

・絞り込み・並べ替え・一括入力・一括編集・ヘッダ固定など、Excelライクな操作をしながらSalesforceに情報入力ができます。
Salesforce導入前にExcel管理していた運用をそのままsalesforceに置き換えたい際によく使われます。

②API
Saleforceには対向システムからのAPI連携やSalesforceの変更値を対向システムに連携するCDC(変更データキャプチャ)機能など、対向システムとの連携が充実しています。
対向システム連携で意外と見落とされがちなものは、他システムからの議事録連携です。議事録を商談に自動登録する最大のメリットは、営業担当者が商談終了後に商談結果を細かくSalesforceに入力する必要がなくなる点です。営業担当者がSalesforceで気を配るべきことを受注確度ステータスの更新等の重要なアクションに限定させることができるため、パイプライン上でのヨミ管理と営業施策の精度が向上します。

ちなみに議事録システムによっては、Salesforceの商談情報に簡単に登録できる機能が用意されていますので連携も容易です(議事録システム側に機能が用意されていなくともREST API形式で連携することができます)。

③ビジネスチャット
フィールドセールス、特に電車で移動する都市部の営業担当者は隙間時間にSalesforceを登録したいですよね。そういったニーズを実現するために、ビジネスチャットを活用してSalesforceに情報を入力させることも可能です。
Salesforceとの連携性の高いビジネスチャットといえばSlackですが、他のビジネスチャット(例：LINEWORKS)でもSalesforceとの連携しやすいものはいくつもあります。

具体的なユースケースは、ビジネスチャット上で商談結果連携botを作成し、botが聞く質問に営業担当者がモバイル端末からチャットで回答することでSalesforceへの商談情報登録を完了させるというものです。

【検索効率化編】
④Kanban
Salesforceのデフォルト設定では商談情報は一覧形式で表示されます。一覧形式では、営業管理者がチームのパイプラインを把握しづらいことがあります。
そのようなときに使われるのがKanbanです。こちらは商談をパイプラインごとに整理して表示する機能です。
こちらは管理者による設定・カスタマイズは不要で、商談一覧のテーブルボタンを選択してドロップダウンリストにある「Kanban」を選択するだけで表示を変更することができます。

⑤LLMによる検索
営業管理者からすると「商談画面に遷移する」「数か月にわたって商談経緯を把握する」「条件に該当する商談(例：ある商材に興味を持っていた顧客)を抽出する」作業は手間がかかります。
そういった場合にはSalesforce MCPサーバーを活用し、ChatGPTやGeminiといった自社で利用してるLLMに検索をしてもらうことがオススメです。

ChatGPTやGeminiといった自社で利用しているLLMで検索する方法を採用することで、Salesforceを操作せずに該当する商談情報を過去の経緯を含めて即座に把握することができます。
更にこの方法は「自社のドライブや対向システムをMCPサーバーと連携する」「Salesforceの商談に議事録を登録する」(前述)ことで、商談情報以外の営業現場での検索業務を効率化することができます(例：顧客と締結した契約書PDFの検索、商談で提示した提案書の検索、今月誕生日の顧客ステークホルダーの抽出)。
また検索に限らず、LLMに商談状況・パイプライン分析結果を画像でサマライズさせて営業管理者の現状把握コストを引き下げるといった使い方も可能です。

今回ご紹介した方法は、どれも大掛かりな開発を必要とするものではなく、既存機能や簡単な仕組みで実現できるものです。
入力の手間を減らし、必要な情報をすぐに取得できる状態を作ることで、Salesforceは初めて営業組織にとって価値のあるツールになります。

Salesforceを「入力させるシステム」ではなく、営業判断を支援するシステムとして活用できるかどうか。
その視点で運用を見直すことで、Salesforceは営業組織にとって不可欠なシステムとして、真価を発揮するようになるでしょう。